납품은 했는데 받았다는 확인은 어디에 남았나요

납품은 끝났는데 확인은 남지 않았습니다

물건은 다 보냈습니다. 그런데 대금 이야기가 늦어지고, 상대는 수량이 맞는지 확인이 좀 필요하다고 합니다. 그 자리에서 꺼낼 수 있는 종이를 찾아보면 견적서 한 장뿐인 경우가 있습니다.

견적서에는 우리가 무엇을 얼마에 드리겠다고 제안한 내용이 적혀 있습니다. 실제로 무엇을 몇 개 드렸는지, 그것을 누가 언제 받았는지는 적혀 있지 않습니다. 받은 쪽이 확인했다고 표시할 자리 자체가 없기 때문입니다.

쓰던 견적서 파일을 열어 제목만 바꾸면

가장 빠른 방법은 쓰던 견적서 파일을 열어 제목을 「거래명세서」로 고쳐 보내는 것입니다. 익숙하고 빠릅니다. 다만 그 종이에는 아직 드리기 전에 쓰던 칸이 그대로 남습니다.

• 유효기간 — 제안이 언제까지 유효한지 적는 칸입니다. 이미 드린 뒤에는 뜻이 없습니다.
• 납기 — 언제까지 드리겠다는 약속입니다. 납품이 끝난 문서에 남아 있으면 혼선이 생깁니다.
• 결제조건 — 제안 단계의 조건입니다. 실제 정산 조건과 다를 수 있습니다.

그리고 정작 필요한 칸이 없습니다. 받은 쪽이 「이대로 받았습니다」라고 적을 인수자 서명란이 견적서 서식에는 처음부터 들어 있지 않습니다.

두 문서가 서는 자리가 다릅니다

제안 → 발주 → 납품 → 정산으로 이어지는 흐름에서 두 문서는 서로 다른 지점에 섭니다. 그래서 묻는 칸도 달라집니다. BLUE FORM 의 두 서식을 나란히 열어 입력 칸을 대조하면 품목 표와 공급자 정보는 같고, 다음 칸에서 갈립니다.

견적서는 아직 확정되지 않은 조건을 묻습니다. 거래명세서는 이미 일어난 거래의 상대를 묻습니다. 받는 쪽의 사업자 정보를 적는 이유도, 맨 아래에 인수자 서명란이 있는 이유도 여기에 있습니다.

다만 서식이 대신해 주지 않는 것

거래명세서에 인수자 서명을 받아 두면 나중에 「받은 적 없다」는 이야기가 나왔을 때 꺼낼 종이가 생깁니다. 그 이상으로 넓히지는 마시기 바랍니다.

• 두 문서 모두 세금계산서를 대신하지 않습니다. 세금계산서는 별도로 발행하셔야 합니다.
• 서명을 받았다고 대금 청구가 자동으로 확정되지 않습니다. 실제 효력은 계약 내용과 다른 증빙까지 함께 보고 판단합니다.
• 서식이 하는 일은 받은 사람이 확인했다고 적을 자리를 미리 만들어 두는 것까지입니다. 그 한 칸이 나중에 이야기의 출발점이 됩니다.

오늘 정하실 것은 하나입니다

서식을 고르기 전에 목적을 먼저 정하시면 됩니다.

1. 아직 드리기 전이고 금액을 제안하는 자리인가. 그러면 견적서입니다. 유효기간과 납기, 결제조건을 함께 적습니다.
2. 이미 드렸고 받았다는 확인이 필요한 자리인가. 그러면 거래명세서입니다. 받는 쪽 사업자 정보와 인수자 서명란이 함께 열립니다.

두 서식 모두 더블루캔버스 BLUE FORM 에 있고, 회원가입이나 결제 없이 화면에서 바로 채워 PDF 나 워드로 받으실 수 있습니다. 영상과 본문에 나오는 회사명과 사업자등록번호, 금액, 거래처 대화는 모두 가상 예시이며, 서식의 칸 구성은 2026년 9월 7일에 실제 서식 파일을 다시 열어 확인했습니다.